Saber como organizar reuniões produtivas é um desafio para as secretárias executivas e outros profissionais que desempenham essa atividade nas empresas. Afinal, é preciso proporcionar um ambiente agradável, que possibilite um encontro em que possam ser tomadas decisões e discutidos assuntos relevantes para a organização.
No entanto, como organizar esses encontros na sua empresa? Desenvolvemos uma lista com 4 dicas fantásticas para você realizar reuniões produtivas na organização. Continue a leitura e saiba quais são elas.
1. Estabeleça uma pauta
Uma queixa muito comum no ambiente empresarial são as reuniões realizadas para debater assuntos aleatórios, sem que haja um planejamento daquilo que será discutido no encontro. Isso faz com que muito tempo seja perdido e que os assuntos sejam desviados, sem que aquilo que realmente importa seja conversado.
Por isso, é papel da secretaria executiva conversar com as pessoas que estarão presentes em uma reunião e, assim, desenvolver uma pauta, ou seja, os tópicos que serão discutidos na reunião.
2. Defina o tempo de duração da reunião
Também é importante que a reunião tenha uma duração previamente definida, para que ela não se estenda mais do que o necessário. Assim, devem ser regulados os discursos e falas de cada membro presente para que eles não se delonguem demais.
Uma ideia interessante é, com base na pauta estabelecida, definir um tempo máximo para debate de cada assunto. Assim, se ganhará agilidade para finalizar uma questão e dar início a outra, de forma dinâmica e mais rápida.
3. Prepare a sala e os equipamentos com antecedência
As salas de reuniões deixaram de ser apenas um local de encontro para os funcionários debaterem assuntos internos ou fazerem apresentações para clientes. Agora elas precisam ser equipadas com recursos modernos e tecnológicos que possibilitem que sejam feitas videoconferências e apresentações de alto impacto.
Exemplo desses equipamentos que podem ser utilizados é o ClickShare Classic, um sistema de colaboração e apresentação wireless. Ele possibilita que dispositivos como notebook, smartphones e tablets sejam conectados e projetem imagens na tela da sala de reuniões.
No caso das videoconferências, alguns cuidados também precisam ser tomados, como o uso correto de câmeras e microfones para que seja possível fazer o cancelamento de eco, por exemplo.
O investimento em tecnologia, além de proporcionar reuniões de mais qualidade, também fará com que os clientes vejam a sua empresa como inovadora, com uma verdadeira sala de reuniões do futuro.
4. Inclua apenas pessoas necessárias
Um erro muito comum e cometido por muitas empresas ao organizar reuniões é convidar colaboradores que não precisam participar do encontro. Isso faz com que a produtividade na organização caia, pois enquanto participa da reunião, esse funcionário deixa de executar as suas atividades e o seu trabalho se acumula.
O ideal é que você faça uma lista das pessoas convidadas para cada reunião e verifique se elas realmente precisam comparecer no encontro. Assim, você pode cortar quem não contribuirá, dentro de sua função na empresa, com o assunto que será debatido.
Siga as nossas dicas e garanta reuniões produtivas para a sua empresa. Assim, você proporcionará mais qualidade e inovação no seu trabalho e no ambiente organizacional de modo geral.
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